Kollega til Sekretariatet

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Trives du i en travl hverdag, hvor du hurtigt skal kunne sætte dig ind i forskellige problemstillinger og finde løsningerne på dem? Og vil du arbejde med direktionsbetjening?

I Sekretariatet i Center for Organisation i Odsherred Kommune søger vi en dygtig og alsidig kollega til at håndtere de mangeartede opgaver for den øverste ledelse.

Som dine tre fremtidige kolleger kan vi sige, at det er et job, hvor to dage ikke er ens, og hvor der er masser af muligheder for at byde ind og komme til orde. Dine kompetencer, din selvstændighed, din fleksibilitet, dit initiativ og dit overblik kommer op af tasken og bliver brugt hver dag.

Stemningen er mestendels uformel og uden unyttig skelen til hierarki. Vi vil gerne, at andre i organisationen oplever, at de med vores hjælp får nemmere ved at løse deres opgaver rigtigt, fx skrive en sagsfremstilling, besvare en borgmesterhenvendelse eller svare på en anmodning om aktindsigt.

Du bør have en naturlig nysgerrighed på både vores eget og andres fagområder. Videreuddannelse og kompetenceudvikling er en naturlig del af stillingen. Vi betragter os selv som generøse videndelere.

Teamet

Sekretariatsteamet består ud over dig af en direktionssekretær, en direktionskonsulent og en direktionskonsulent, som også er teamkoordinator. Vores tidligere kollega har fået et andet arbejde i Københavns Kommune.

Derudover har Sekretariatet ofte en kontorelev, som deltager i opgaveløsningen og i teammøder på linje med os andre.

Sekretariatet er et opgave- og arbejdsfælleskab i berøring med mange forskellige sager i løbet af en dag. Det er et tandhjul med mange andre tandhjul omkring sig. Så det betyder meget, at vi ved, hvad hinanden laver, og at vi tænker i sammenhænge og helheder. I løbet af kort tid kommer du derfor til at vide lidt om rigtig meget og ret meget om nogle få ting.

Hvad det end er, så er vi afhængige af, at du bringer dig selv og dine opgaver i spil, så vi i fællesskab kan sørge for en stabil og sikker drift og for kvalitet til tiden. Det er dog også en del af virkeligheden, at en del opgaver skal løses kvikt og selvstændigt, og at anerkendelsen tit er en kende ude af takt med opgaveløsningen.

Opgaver

Du vil i samarbejde med dine kolleger have ansvaret for at:

• Betjene borgmester og tre direktører med sager, som indholdsmæssigt ligger inden for og på tværs af alle fagområder i kommunen
• Holde styr på arbejdsgange og beslutningsprocesser mellem de politiske og administrative niveauer, herunder mange travle menneskers alt andet end tomme kalendere
• Skrive og kvalitetssikre sagsfremstillinger, referater, notater, kommissorier, præsentationer, borgmestersvar
• Være tovholder på projekter og udviklingstiltag, både i Sekretariat, i centret og på tværs af flere forskellige enheder
• Styre valg og folkeafstemninger, som nogle gange kommer med kort frist og giver ekstra travlhed i fire fantastiske uger (mindst) – eller tage over på andre opgaver, fordi dine kolleger er travlt optaget af valgopgaver

Dine kvalifikationer

Vi går efter en person, som:

• Synes det er spændende at supportere en direktion, som beskæftiger sig med sager på tværs, hvor nogle af dem strække sig over lang tid, og hvor nogle af dem er akutte
• Er god til at danne relationer med både specialister og generalister i hele organisationen, for vi er afhængige af hinanden i vores arbejde
• Kan skabe og afstemme processer på tværs af team, center, projekter og organisation
• Gerne vil være en gedigen go to-person og holde en del kinesiske tallerkener i gang på samme tid
• Kan se sig selv i at være ”konsulent med håndværkshænder”, dvs. kan tænke, skrive og udføre
• Interesserer sig for data, teknologi og digitalisering
• Følger med i både lokale forhold og i samfundsforhold generelt

Derudover ønsker vi, at du:

• Formulerer dig sikkert og forståeligt på skrift og i tale
• Ved hvornår du skal arbejde struktureret, selvstændigt og koncentreret og ”bare blive færdig”, og hvornår du skal arbejde sammen med andre, tænke nyt og åbne op
• Er fleksibel i forhold til tilgængelighed, tid og tænkning
• Er analytisk stærk og har evnen og lysten til at ”læse forud”
• Er god til at få ideer til at blive konkrete og komme ned på papir – både dine egne og andres ideer
• Ikke er bange for at tage fat på både opgaver med kort deadline og opgaver med lang deadline, dvs. kan begå dig både strategisk og langsigtet og lavpraktisk og her og nu

Hvis du tilmed er et åbent menneske, som ikke er bange for at forklare mellemregningerne mellem bestilling og udført, hvis du har situationsfornemmelse og ikke mindst har humor, så søg stillingen.

Det er en fordel, hvis du har kendskab til kommunale opgaver og beslutningsprocesser, herunder erfaring med direktionsbetjening og håndtering af politiske sager. Hvad din titel er i dag, har vi ikke gjort os mange tanker om. Du behøver ikke at gå så meget op i faggrænser, at det gør noget, for ved travlhed, hvis det er fagligt nyttigt og ved ferie eller fravær bakker vi hinanden op, tager over og løser opgaverne i fællesskab.

Det er en stilling som velskrivende, serviceorienteret, problemknusende og forudseende blæksprutte, vi har slået op. Men ved du hvad? Lige meget hvor forudseende vi er, så samler tre dages opgaver sig nogle gange på én torsdag, og så klarer vi også det.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn og ansættelsesvilkår følger af gældende overenskomst og af erfaring.

Stillingen er som udgangspunkt – men ikke nødvendigvis – på fuld tid og omfattet af Lokalaftale for fleksibel arbejdstid (4-dages arbejdsuge). Det betyder, at arbejdstiden i gennemsnit er 37 timer om ugen for fuldtidsansatte, og heraf udgør arbejdstiden mandag til torsdag 32 timer i gennemsnit. De 5 resterende timer op til 37 timer kan du som medarbejder lægge valgfrit uden for den planlagte arbejdstid. I praksis betyder det, at du de fleste fredage vil have mulighed for at holde fri.

I øvrigt er der flekstid og fleksible vilkår, herunder mulighed for hjemmearbejde efter aftale med teamet.

Teamkoordinatoren har det faglige ansvar i Sekretariatet. Chefen for centret har den øvrige og overordnede ledelse af Sekretariatet.

Stillingen er en fast stilling. Vi opfordrer især ansøgere med en kommunal eller offentlig anciennitet på mindst et år til at søge.

Ansøgningsfrist og ansættelsessamtaler

Ansøgningsfristen er søndag den 12. november 2023. Du kan kun søge stillingen gennem kommunens hjemmeside.

Tirsdag den 14. november vurderer ansættelsesudvalget, hvem der skal indkaldes til 1. samtale.

Vi holder ansættelsessamtale torsdag den 16. november med mulighed for en 2. samtale onsdag den 22. november.

Mellem 1. og 2. samtale kan der være tale om at tage en personlighedstest, som en konsulent i vores HR-afdeling i givet fald vil hjælpe med. Sæt dine kalenderkrydser allerede nu.

Ansættelsesudvalget består af teamkoordinator Anette Sørensen, direktionssekretær Pia Mortensen og chef for Center for Organisation Thure Jørgensen. Sidstnævnte er formand for ansættelsesudvalget.

Vi stiler efter ansættelse fra 1. januar 2024.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Thure Jørgensen på thuj@odsherred.dk eller 23 47 94 13. Læg eller skriv evt. besked og bed om at blive ringet op. Du er også velkommen til at kontakte teamkoordinator Anette Sørensen på anes@odsherred.dk eller 59 66 68 06.

Du kan læse mere om kommunen som arbejdsplads på odsherred.dk. Du kan læse mere om kommunen som område på visitodsherred.dk og geoparkodsherred.dk.

Opgaverne i Sekretariatet

Sekretariatet beskræftiger sig med følgende opgaver, som du som ansvarlig person, eller som samarbejdsperson eller som backup-person, bliver en del af:

• Borgmester- og direktionsbetjening og understøttelse af direktørområderne, herunder organisationsudvikling, politik- og strategiudvikling samt tværgående projekter og processer
• Betjening af byrådsmedlemmer i forhold til tværgående opgaver
• Kvalitetssikring af dagsordener til Byrådet, Økonomiudvalget, fagudvalg, ad hoc-udvalg, direktionsmøder, chefgruppemøder under overskriften ’God kvalitet til tiden’
• Vielser
• Grundlovsceremonier
• Bevillingsnævnet
• Elevoplæring
• Borgmesterhenvendelser, tværgående aktindsigtsanmodninger og klagesager
• Administration af dagsordensystemet i SBSYS (ESDH-system) og i First Agenda (system til dagsordener og referater)
• Valg og folkeafstemninger
• Vejledninger, vedtægter, retningslinjer, forretningsordener
• Beredskabsplaner på overordnet eller måske akut niveau
• Opgaver og projekter som går på tværs og ikke ligger andre steder i organisationen

Centret

Sekretariatet ligger i Center for Organisation, som er en af to stabscentre i kommunen. Det andet er Center for Økonomi og Ejendomme. Ud over Sekretariatet består centret af afdelingen HR, Løn og Personalejura, afdelingen Digitalisering og IT, af Kommunikationsteamet og af Jurateamet. I alt er vi ca. 60 ansatte, som alle har hjemme på rådhuset i Højby.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Odsherred Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Odsherred Kommune, Nyvej, 4573 Højby

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 12-11-2023; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5914590